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办公在“云”端

作者:《支点》记者 罗乐 刘真真 点击次数:505  发布日期:2013-09-10

Blueline是一家位于美国印第安那州布鲁明顿市的联合办公室,这里主要集聚了 创意设计和媒体方面从业者。

核心提示:联合办公作为一种新生态的办公形式,能够帮助企业降低办公成本,同时创造良好的交流环境,还能提升工作效率。企业在“云”时代可以获得更多的发展机遇。

也许你已经对“云计算”耳熟能详,但是对于“云办公”呢?

在美国佐治亚州亚特兰大以北约25英里的郊区村,有一个叫“漫游亚特兰大”的“云办公”场所。这里,你可以申请一张桌子,预定会议室,共享办公设备和服务,甚至从咖啡馆购买食品。而“亚特兰大果冻”是这里小有名气的一个办公组合,他们并不属于同一个公司,甚至不在同一个行业,但是每到周三,他们就会一同前往“漫游亚特兰大”工作。

布莱恩是“果冻组合”中的一员,他曾是IBM的一名电脑工程师,同时也是“漫游亚特兰大”的创始人。“在为IBM工作的11年间,我都在家里独立办公,我想,如果有一个更为开放、能够社交的工作场所,那就太棒了。”布莱恩说。

的确,在这里办公的人们,起初都是为了一张办公桌或者高速的通讯网络而来,他们因为公司业务拓展需要被派到附近,但由于公司无法或者不想支付高额的房租及办公设施而被迫在家中工作,成为 SOHO一族。事实上,在这里工作的公司职员,每年可以为公司节约1亿美金的固定资产支出。

后来他们发现了“漫游亚特兰大”,陆续搬了进来,并形成了独特的多元化社交圈。现在,他们中大部分人不仅会为了工作到这里办公,还会因为其他的事务而来——不同行业之间总有很多学习或合作项目的机会:布莱恩就经常在这里和平常很难见到的教授面对面交流。

 

流动的办公场所

 

“云办公”——说得通俗点,就是联合办公,是一种为降低办公室租赁成本而进行共享办公空间的办公模式,来自不同公司的个人在联合办公空间中共同工作,在特别设计和安排的办公空间中共享办公环境,彼此独立完成各自项目。同时,办公者还可与其他团队分享信息、知识、技能、想法和拓宽社交圈子等。

雷杰思(Regus)就是一家提供这种服务的企业,它由英国企业家Mark Dixon于1989年在布鲁塞尔创办。多年前,Dixon前往比利时首都布鲁塞尔旅行,当时,他注意到很多商务旅客因为找不到专业的办公地点,而不得不在酒店里工作。于是,他在当地开设了一家商务中心,为旅途中或在家办公的人士提供更好的工作方式。

Dixon的初衷,就是通过将办公空间的需求统一外包给服务供应商,从而改变公司管理全球不动产需求的方式。

后来,强烈的市场需求使Dixon 快速地在全球建立了配套齐全并提供专业服务人员的办公室网络,从此,客户公司可以根据实际需要租用办公场所。 今天,半数以上的财富 500 强企业和成千上万的中小型公司都将他们的部分办公室需求外包给雷杰思。研究表明,这些公司的设施成本显著降低,员工工作效率大大提高,也可以有更多精力专注于他们的核心业务。

 

联合办公更省钱

 

雷杰思在武汉有一处服务办公室,李琳娜是这里的总经理,她告诉记者:“我们在武汉天地5号楼的办公室,进驻企业基本都是世界500强和一些国内大型企业。”

入驻这里的企业可以享受到各种行政服务:高速网络、打印机、复印机、会议室、会客厅,甚至是清洁办公室、订餐、免费咖啡、双语前台服务……“我们的办公室齐全,可以说是拎包入住,这省去了许多麻烦。如果是租赁传统的写字楼,就必然面对各种固定投资成本开支——租赁一个面积为100平方米的写字楼办公,那么这100平方米的装修、水电、人力资源,甚至前台的成本,都足够让一家希望试水新市场的企业望而却步。而会客厅、会议室这些办公必备但却使用效率相对低一些的项目设施,就把边际成本变得更高了。”

不仅如此,李琳娜还算了一笔更精细的账:“如果选择联合办公的租赁模式,那么当企业不确定将来的业务的时候,例如在未来可能要扩展办公室,扩展第二间第三间,也依然没有成本投入,直接就可以使用。但是客户若租了传统的写字楼,如果要扩展业务,那就要拿下另外一个写字楼的地方,既不方便,而且装修新办公室又得花钱。”

联合办公的妙处就在于,入驻企业——不管是固定的还是流动的,分担了用于固定资产采购、人力资源服务的成本,这大大降低了单个企业的运营成本。这有点像专业化的酒店——只不过这是提供办公服务的“酒店”。

“若遇上业务收缩,企业更能够体会到联合办公的优势。”李琳娜说,他们接待了一些外资银行客户,但是由于种种原因,其业务开展并不好。此时银行就遇到了更为现实的问题:银行一方面要向银监会申请关闭业务,一方面要向已经办理业务的客户做交接手续,同时还希望在减员减支的情况下不给自己的服务打折扣,“联合办公的方式,让他们只需投入少量的费用,就可以保障员工的正常办公,甚至不会降低他们的对外服务质量——我们配备有专业的前台以及行政服务人员。”

而更为先进的联合办公企业,可以为他们的客户能在全球任何一个有服务点的地方提供相同的办公服务,这就好比你有了一个可以移动的办公室——如果你在上海租赁了联合办公的办公室,偶尔出差到了新加坡,而当地恰好有服务点,那么你的办公室就搬到了新加坡,在这里你可以像往常一样和客户谈生意、收发邮件、准备谈判文件,这可比星巴克、酒店、餐厅正式多了。

“云文化”正在释放威力

 

“云”概念的价值,更多在于资源互通、价值共享的多赢策略,联合办公也是如此。比起小单间,联合办公区更倾向于开放的办公条件设置,这非常有利于相互的交流和协作。在这种“云办公”场所里,有些人可能喜欢在固定的角落里办公,而有些人则喜欢定期交换位置,以获得不同的工作伙伴,带来更多的资源价值。

在北加利福尼亚,有一家叫“自动化家”的软件公司,他们的销售和编程部门设在德州奥斯汀一个名为“时机”的联合办公区内。在那里,公司的员工能够和一些用户一起工作。“自动化家”选择联合办公并非因为资金或物流的原因,而是文化。

众所周知,程序员的工作十分枯燥,甚至会让他们脱离市场,更不用谈配合销售部门改进服务以获得更好的客户满意度,从而提升效益。而联合办公让程序员能够直接到销售地点工作,也许今天在这个区域,明天在那个区域,无论在哪里,他们都能够及时地和当地销售人员以及客户沟通,有时候甚至仅仅只是工作之余的闲聊、喝咖啡时的抱怨,就能够帮助程序员更好地理解市场的需求。这种企业内外的互通,是一座固定的办公大楼、固定的办公室所不能提供的。

而悉尼麦格里银行则将这种互通文化发挥到了极致,他们把自己拥有的办公场所划分出一部分,作为开放式的办公区域,提供给不同部门的员工使用,甚至会邀请其他的公司入驻这里,为的就是能够获得更多的资源信息,帮助企业挖掘更大的发展空间。

对于联合办公的影响力,Gangplank(一家美国联合办公企业)的联合创始人德里克·内伯斯认为:“21世纪经济体,将受广义资本推动而不仅是货币资本,这意味着,随着我们从工业经济向知识经济转移,影响力资本——或者说是社交资本、人力资本,将变得更具威力。”他说,这种趋势让自由工作者和美国企业学到很多东西,关于人和人之间如何互动、在创造过程中如何提高自己的效率,并且也正在定义企业未来如何进行更深层次的互动。

 

弹性办公正走入现实

 

当然,并不是所有的人都喜欢联合办公。至少对于一些年长的、元老级的经理来说,私人办公室更能够迎合他们的工作方式。不过,更多的担忧来自对于商业机密的保护——在公共的办公空间中,可能不经意间就会让竞争对手获取价值连城的商业信息。

在中国,人们的这种担忧更为明显。“中国人的社交方式没有国外那么主动开放。一方面,我们很难在这样的公共办公场所形成社交区域。另一方面,企业雇主也会格外担忧公共场所的信息保护。”一位联合办公负责人坦诚地说,“毕竟没有企业愿意和别人分享自己的成功诀窍,大家都希望能够把第一手信息捂在自己怀里——这自然没有什么错,不过有时候这也阻碍了企业的发展,这是一个交流的‘度’的问题。”

虽然对信息的互通存在担忧,但是这并不妨碍办公方式的不断进化,联合办公方式带来的弹性办公方式,或许会成为企业管理方式的发展方向——英国电信公司在管理过程中发现:采用弹性办公方式的员工,其产能与固定办公人员相比提高了20%。此外,采用弹性办公方式的员工病假相对更少且工作满意度更高。因此,英国电信公司认为,当弹性办公方式变得普遍时,企业将可从中受益。

目前,微软公司已将目光瞄准至全息临场技术,这种技术能够使用红外线摄像机构建远程用户的3D全息图,从而真正实现与会人员开展面对面会议。

也许在不久的将来,“云办公”的理念将让弹性办公取代“朝九晚五”的工作方式——在一个独立的办公区域内,你可以通过全息影像和公司同事交流。这种趋势可能会催生这样的办公场景:在不同的地点,公司召开远程会议,此时会议室和与会人员的3D数码影像真实呈现在你周围,而开完会,你又进入了另外一个办公环境——和你的客户、合作伙伴坐在同一张桌子上,探讨最近的工作进展。(支点杂志2013年9月刊)